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仕事:新人にビジネス文書を練習するための効果的な方法

ITmedia Biz.ID:心配するな、最初は誰だってビジネス文書が書けないのだ

 「近頃の新人はビジネス文書のひとつも書けない」のは当たり前。入社してから練習するものだと言う内容です。

 新人がビジネス文章を練習するための方法を実体験を踏まえ記事にしています。

 本文から一部引用。

 筆者が営業部長をしていた時には5月中旬に新人が着任すると、まずA5の新しいファイルノートを1冊ずつ渡して、A5の1ページに1行も空けずに、その日の業務日誌を書かせた。書き方にはこだわりがあった。

 1行空きや行の半分の空白も認めず、ノートの1ページにびっしりその日に何があったかを書かせた。これを3カ月間続けたのだ。最初の1週間は新社会人のもの珍しさもあって、新人たちも書くことに困らない。彼らの業務日誌にグループリーダー、課長、次長、そして部長であった筆者の判と短いコメントを書き添えて、新人には「はい、ご苦労さま。帰っていいよ」といっていた。

 やってる事とやりきった時の成果をちゃんと理解した上でやってれば良いのだけども。嫌になって3ヶ月でやめちゃうかもよ・・・。この程度で辞めるならこの会社ではやっていけないってふるいなのですかね。はてなブックマークでも同意が多いのだけも。

 1行空きや行の半分の空白も認めないのは何故なんでしょうか。文書は人に読ませやすく書いてなんぼだと思うのですが。

 この後は、1週間くらい経って書くことが無くなり、新人が困ってきたら、課長や次長などに助けてもらって、直接関係なくても客先訪問に同行したり、会議に参加するようになり、ノートを充実させていく・・と言うものです。

 なにか古い指導方法の様な気がしますね。

 僕の場合だったら、とにかく文章を書かせるのは同意です。これはやらないとしょうがない。手書き文章を書かせるってのは、もう古いんじゃないでしょうか。僕の場合、手順書とか、ちょっとしたドキュメントとか、僕がやらなくてはいけないけど、優先度が低いやつを新人に振ります。書くのはワードですね。ワードを使って他人が理解できる見やすい文章を作れるというのは大事です。

 文章が上がってきたら、猛烈に赤ペンで直します。(ここは鬼です)新人の作った文章は、大体僕の赤ペンで真っ赤になってしまいます。

 大事なのは、何故これをやるのかちゃんと理解させる事です。

 「初めはプログラム作ったりや雑用かもしれないけど、何の仕事でも、仕事は基本的に文章で相手を理解させて、お金を貰ってる商売だから。SEって言うのは特にそうだよ。だから練習しないとだめなんだよ。」と言い聞かせて続けます。

 レビューやプレゼンの上手下手もありますけどね。これはまた別の話。

 大体一文章で3回くらい行ったり来たりすると、まぁまぁ読める文章が上がってくるので、それでは次の文章という風に練習させていきます。自ら書いた文章を推敲させていくと言う作業が、文章を練習する上では大事だと思っています。必ず見返す習慣を付ける。

 僕はこの方法で間違ってないと思うんですが。

 これで一つだけ問題なのは、僕がそれをやると相手が僕色に染まっていってしまう事です。ある程度練習にはなるのですけど、僕の記述方式が正しいのかと言うのが一番の問題だったりします。最終的に、教育が担当レベルで終わらないで、その上まで行けばベストなのかもしれませんね。

 あとは、「本を読め!」(webの文章でもまぁ許す)なんて勧める時もあります。語彙の豊富さはどうしても必要です。新人教育の時どうこうって話じゃないですが。

 最後に、読みやすい文章を練習するもっとも効果的な方法は、ブログを毎日書く事かもしれません。でも、これは僕だけの秘密の方法。

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